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给项目“戴上”时间表

发布:2012-1-14 10:41:14  来源:模具网Molds.cn  编辑:佚名
  假设你是美国航空航天局(NASA)太空船项目的一名科学家,你负责计划太空船的下一次升空。NASA所有的资源和供应商都归你管。每个人都完全服从你的指挥。在这个项目中你实际上不需要亲自做什么,除了一件事:为升空之前所有要完成的步骤做一个计划,并且执行这个计划。

    听上去不难,对吗?你觉得自己必须要考虑多少因素呢?让我们看看:天气,在距离地球几千英里的高空将要和太空船相连的卫星轨道,宇航员的挑选和培训,飞行期间要进行的实验,还有,降落的地点,现场的人和设备,把太空船推上太空的火箭。你还需要照顾现场的做报道的媒体工作人员,控制观众人群。怎么样,这些够你忙的吗?

    整个项目所涉及的人与事可谓千头万绪,这些因素只是冰山一角。对于这样的项目,甚至更小规模的项目,你需要的不光是最后期限,而是时间表。

    时间表是项目完成所需步骤的一个基本的、动态的计划表。时间表为行动提供动力,在进行过程中设定里程碑,使你可以将自己的进度和预先设定的完成时间相比较。简而言之,项目成败就取决于时间表。

时间表要满足三个标准

    要使一个时间表真正有用,它必须有明确的时间和日期。“建议”、“尽快”、“在您尽早方便的时候”、“当我能抽出时间的时候”这些话根本没用,只不过为进度延后自动提供了借口:我不方便,我没空。

    一个时间表不应只是鞭策人们行动,更应该鼓励人们行动。时间表不应该只是逼着你或者其他人去完成一个不可能实现的目标。有效的时间表要满足3个标准:

    时间安排合理。有多少工作量?有多少时间?同时还需要处理什么事情?这样安排是否合理及现实?在你预计的时间上再加多25%-50%,可以让时间表更现实。大多数人在大多数项目上都会低估所需时间。

    工作任务公平。你的时间进度安排公平吗?你是不是为了生产力在“惩罚”别人?你手下的人有没有被工作和苛刻的时间进度压得喘不过气来?通常,对于那些完成任务的人的“嘉奖”就是给他们更多的工作。

    得到本人认可。只有你自己承诺的时间表才会真正有用。当然,很多时候你设定自己的时间表,这个时间表一般是现实和公平的。

    为了做到以上几点,你要考虑几个关键问题:

    *在完成时间表的过程中有没有障碍?

    *过程中我们可以设定的合理的几个阶段性目标是什么?

    *如果你做这项工作,对于我而言是否公平?

    *我是否能够相信你能按时完成任务呢?

    一个原则问题要切记:一个项目不是一下就过了6个月,时间是一天一天,一个星期一个星期溜走的。

用时间表拉回出轨项目

    最现实、公平并且自我认可的时间表在项目进行中还是可能遇到麻烦。由于另一些事情的优先程度提高了,一个本来进行得很顺利的项目现在却可能被放到了不重要的位置,一个非常现实的时间表一下变成了一个让人泄气的巨大的麻烦。你觉得事情出轨了,你甚至不知道如何实现目标。

    你可以有几个办法让出轨的项目再回到轨道上来,看看哪个办法更适合你吧。

    重新制订时间表。也许你需要的只是延长或改变时间表,让你喘口气恢复力气,特别是由于环境因素要求这样做。时间表改了以后,你就回到轨道上,又继续前进了。

    重新检查流程表。如果你的进度严重滞后,看看你的流程表。你是否能在流程中增加一到两个缓冲区,如果你已经用光了所有的缓冲区,看看能不能缩短哪个步骤的时间或加快进行?如果有一步是邮寄报告草案,那么可以使用隔夜快递服务或发电子邮件,这能剩不少时间。

    删除不必要的内容。你的计划里有没有这样的步骤:他们可以锦上添花,但并不是项目成功的关键步骤。现在就需要删除这些内容了。可能最后的结果没那么精细,但去掉一些装饰物可以帮助你的项目走上正轨。

    扩展资源。现在你有哪些资源?有没有可能得到更多?如果有更多的人、更多的资金以及更多的设备和想法,是不是能有所改进?对于任何项目而言,已经花了这么多时间这么多钱,再多花一点也是值得的。

    替换。有没有某一项是项目中所需要的,但是你可能达不到?其他现成的资源能不能代替呢?替代品会不会使最终完成的项目发生质的改变?很多项目因为替换发生了变化。这可以是定义为债务的资产。3M赚了数百万美元就是因为有人发现了不太粘的胶水的替代用途,你问问3M值不值。

    接受部分供货。如果你整个邮寄计划因为10000个信封没到货而耽搁了。打电话给供应商,看能不能先提供2000个信封,如果能,那就太好了!在你的供应商完成剩下的信封的时候,你可以先接受部分供货,邮寄工作也可以先开始。

    如果你制订了正确的时间表,有很多办法可以把项目引上正轨直到完成任务,即使是最复杂的项目也可以在障碍变得不可收拾之前得到修正。

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